Estratti dallo studio AFIM sui software di manutenzione
Prerequisiti
Per il successo del progetto, l'installazione di un sistema CMMS richiede uno studio preliminare dettagliato e approfondito delle esigenze, una precisa definizione degli obiettivi, un’attenta preparazione dei partecipanti, e il sostegno di tutti. Questo tipo di progetto deve essere effettuato dietro l'iniziativa dei responsabili e con la partecipazione di ogni dipendente. Tali condizioni, consentiranno da un lato, di effettuare una scelta a partire da tutte le offerte di prodotti sul mercato, e, dall'altro lato, di pianificare la più intelligente ed efficiente organizzazione del sistema.
E' interessante osservare le statistiche di un sondaggio fatto da studenti con esperienza di stage in area di manutenzione o che hanno lavorato come apprendisti in una società. Circa il 20% di loro ha scelto come tema della loro relazione finale la selezione ed installazione di uno strumento CMMS nella società. Dopo sei mesi di consultazione e, a volte difficili discussioni tra i vari dipartimenti, troviamo che il principale problema relativo ad un CMMS non è un problema tecnico, ma il fatto che richiede un cambio di cultura che deve essere approvato da tutti i dipartimenti e dirigenti della società: gli acquisti , i metodi, la fabbricazione, la manutenzione, i nuovi progetti, e la contabilità. La maggior parte di queste relazioni concludono che il fallimento è quasi inevitabile, a meno che una determinata persona venga designata per assumere la responsabilità del progetto CMMS, anche se le specifiche sono state chiaramente definite e il software CMMS è stato acquistato e installato. Quello che può succedere è che lo strumento non venga più utilizzato, non appena lo studente se ne va, anche se esso sembra essere stato ben accettato e ritenuto soddisfacente.
La decisione di investire in uno strumento CMMS richiede che le abitudini dei vari uffici vengano riesaminate quando, per ragioni storiche, essi utilizzano diversi sistemi di codifica per lo stesso pezzo di materiale in base al loro particolare campo d’azione (acquisto, metodi, nuovi progetti, manutenzione o produzione). L'offerta di prodotti CMMS e di mercato si sta muovendo verso l'utilizzo di tecnologie portatili, che porterà ad un altro interrogativo sulle abitudini in uso dalle prime installazioni.
E 'sempre difficile per un “decisore” trovare qualcosa che sia duraturo ed adatto per l'azienda. Molte imprese che hanno deciso di investire in un prodotto particolare, dieci anni fa, stanno oggi cambiando le loro strategie per adottare pacchetti software che diventino standard de facto -una situazione che alcune persone trovano deplorevole, confronto ai tradizionali software da ufficio-.
Cos'è un CMMS?
Un software di manutenzione o CMMS fornisce le informazioni, la gestione e il sistema di controllo per la funzione della manutenzione, il cui scopo è quello di mantenere le strutture e gli edifici di lavoro in modo che essi siano in grado in ogni momento di soddisfare le specifiche di progettazione in un modo efficiente ed economico. La gestione è dunque uno strumento di aiuto per il monitoraggio, l'archiviazione, l'analisi e il processo decisionale.
Rimanendo in un contesto generale, il CMMS può dunque essere uno strumento di aiuto al processo decisionale per:
- Mantenere il controllo dei costi per gli impianti
- Garantire la conservazione a lungo termine degli asset
- Ottimizzare le risorse tecniche ed umane per la manutenzione
- Gestire la preparazione delle operazioni di manutenzione, la loro programmazione e costi
- Ottimizzare la gestione degli stock dei pezzi di ricambio al fine di ridurre il valore della scorta pur mantenendo soddisfacenti la disponibilità di strutture
- Eseguire un inventario delle attrezzature tecniche e gestirne la documentazione
- Aumentare l'affidabilità delle strutture analizzando i dati raccolti formalizzati, prendendo decisioni in merito e preparando piani d'azione motivati.
Definire i veri Requisiti
Come gli editori di software di manutenzione hanno dimostrato, vengono compiuti regolari miglioramenti nell’ergonomia di visualizzazione dei moduli, la loro capacità e potenza (aumento di velocità di elaborazione, sempre più potenti database compatibili con diversi standard di dati) e nella vasta gamma di scelte per le presentazioni di sintesi dei dati ad uso dei decisori (da un grafico a torta con il costo annuo di un determinato impianto fino a strumenti decisionali opzionali).
I processori che eseguono le applicazioni CMMS sono in costante miglioramento; si è passati dalla velocità di trasformazione di alcune decine di MHz a trasformatori che operano a più di 3 GHz. Grazie agli sviluppi in architettura informatica, i sistemi sono disponibili in postazione di lavoro stand-alone, in rete Intranet (o Extranet), o in rete client-server. Ciò significa che è disponibile un prodotto a coprire praticamente qualsiasi tipo di esigenza. Il reparto manutenzione in cerca di un sistema ha quindi l'imbarazzo della scelta, ma spesso necessita di consultare l’ufficio ITC interno della società e le relative politiche dei sistemi informatici.
La prima considerazione da tenere in conto da coloro che cercano di acquisire un CMMS è che lo strumento dovrà essere utilizzato in modo ergonomico, proprio come un telefono o un cacciavite, senza bisogno di competenze informatiche. È di grande supporto, tuttavia, fare in modo che i sistemi informatici interni forniscano assistenza per qualsiasi software scelto, poiché una conoscenza delle basi dati è utile. La chiave per ottenere il giusto pacchetto CMMS è prima definire le vere esigenze degli utenti e acquistare solo le funzioni che sono utili per la società.
Un passo importante: Specificare ciò che è necessario
Una specifica deve essere redatta utilizzando tecniche di analisi funzionale (per la specifica funzionale). Questo definisce i requisiti in termini di funzioni utili, non in termini di funzioni già definite.
Come LD Miles, il fondatore dell’analisi del valore, dopo la Seconda Guerra Mondiale, ha osservato: "Se non riesco a ottenere un prodotto, devo ottenere le funzioni del prodotto." Questo può essere riassunto sostituendo la frase scritta da M. Delafolie nel suo libro sull’analisi del valore: "Quali funzioni CMMS dovrei comprare?" piuttosto che "Quale software CMMS devo comprare?"
Questa è diventata pratica comune nella progettazione o studi di progettazione per i prodotti industriali e dei servizi, ed è perfettamente adatto alla definizione delle specifiche di un software di manutenzione.
L'esperienza ha dimostrato che, se queste precauzioni non vengono prese, molti progetti CMMS finiscono dimenticati nel cassetto perché non soddisfano le esigenze degli utenti.
Come ha detto Jean-Claude Francastel nel 15esimo panorama CMMS, i più importanti consigli sono:
- Definire gli obiettivi: un software di manutenzione- Per Cosa? Per chi? Qual è il risultato atteso?
- Eliminare tutto ciò che non è necessario.
- Lavorare in un gruppo multidisciplinare per effettuare l’analisi dei requisiti formali e scrivere una specifica funzionale oggetto di un consenso tra tutti i potenziali utenti.
- Non sottovalutare le risorse preliminari da implementare prima della decisione finale.
- Eventuali errori o omissioni durante la stesura delle specifiche sono praticamente irrimediabili una volta che il prodotto è stato acquistato. Si traducono in costi aggiuntivi e ritardi al fine di applicare le correzioni o per definire nuove funzionalità del software.
- Chiedere ai fornitori preselezionati di fornire referenze: clienti che utilizzano le loro applicazioni CMMS. Non esitate a visitare questi siti in cui i pacchetti software sono in funzione per scoprire come i loro utenti si comportano.
- Scoprire quanto tempo durerà il prodotto e la facoltà del fornitore di provvedere ad aggiornamenti nel corso del tempo. Ad esempio, sono il fornitore vende la versione 1.1 o la versione 9.1?
- Verificare la capacità del fornitore di assicurare manutenzione e assistenza.
- Pianificare un periodo di formazione per tutto il personale (dai lavoratori in officina fino al direttore tecnico superiore).
- Controllare come l'organizzazione e il software si adattano a vicenda. Se l'organizzazione è sufficientemente formalizzata, il software dovrebbe essere in grado di adattarsi. Se, inoltre, vi è già un pacchetto software di gestione manutenzione, dovrebbe essere scelto un sistema configurabile. Infine, se l'organizzazione non è molto formale, sarà possibile sfruttare l'effetto strutturante del pacchetto software.
- L'attuazione di un CMMS richiede un cambiamento nella cultura aziendale che comporta uno sforzo a lungo termine, e questo deve costituire una duratura politica strategica della società. I requisiti per la creazione di un CMMS sono simili a quelle necessari per l'attuazione di una nuova politica di manutenzione come la Total Productive Maintenance (TPM) ® o MBF (simile a RCM, manutenzione centrata sull’affidabilità).
- Se possibile, scegliere un capo progetto, che è indipendente dalla produzione e dai servizi di manutenzione, che può garantire la durata dell’applicazione CMMS e che sarà un grande sostenitore del CMMS- il 'CMMS Leader'.
Cambiare abitudini
Uno dei compiti più difficili è quello di sbarazzarsi di vecchie abitudini. L’Utente scettico è un ostacolo molto comune, ma spesso dire: "Abbiamo fatto a modo nostro per dieci anni e non vediamo alcun motivo per cambiare i nostri metodi ora".
L'esperienza di aziende che hanno scelto unsistema di gestione manutenzione è caratterizzata dalla presenza di due atteggiamenti molto diversi:
a) Quando le imprese (piccole imprese) non hanno alcuna esperienza in-house del settore, nella maggior parte dei casi, il decisore ha fatto una scelta soggettiva in base alle punti chiave dell’offerta proposti dai commerciali dei. Ciò comporta grandi rischi: il prodotto può soddisfare solo parzialmente le esigenze della società. Esso potrebbe essere costoso da operare e mantenere. Ritardi di produzione causati da malfunzionamenti del software può finire per danneggiare l'immagine della società e portare alla perdita di quota di mercato.
b) Quando l'azienda ha in-house o utilizza risorse subfornitori per elaborare le specifiche funzionali, si è parzialmente protetti da scelte sbagliate non adatte alle esigenze funzionali. Il vantaggio di questo metodo, che costa un sacco di tempo e denaro durante la fase di specifica, è che essa può procurare molte risposte a un bando di gara sulla base delle specifiche funzionali del cliente. La decisione finale di acquisto è spesso fatta da un comitato ad hoc, e il rischio di problemi successivi è ridotta al minimo grazie alla valutazione multidisciplinare effettuata.
L'uso di software di elaborazione testi è diventata comune in ogni settore di attività, nonostante qualche iniziale riluttanza a usare la prospettiva di uno schermo, una tastiera ed un mouse. L'introduzione di uno strumento CMMS nelle società segue una strada analoga.
I dipendenti devono essere pronti per questo cambiamento di mentalità graduale, devono essere fissati obiettivi a breve termine, ed i lavoratori devono essere tenuti regolarmente informati circa l'aumento di produttività ottenuto grazie al software di manutenzione. È essenziale che le persone che si nutrono dei dati del software CMMS siano in grado di vedere i risultati e sapere che l'impegno richiesto è strategico per l'azienda.
Questo è il prezzo per garantire il successo di tutti gli sforzi compiuti da tutti i livelli ddel personale. La prova migliore di un buon set-up di un CMMS arriva quando il informatico si interrompe e non è più possibile accedere alle funzioni operative per la gestione dell’impianto di produzione. Tutti i dipendenti sono senza il loro strumento di gestione asset, e le operazioni possono essere paralizzate per diverse ore.
Un software di gestione manutenzione che soddisfa tutte le esigenze di una società dovrebbe essere essenziale quanto il telefono o uno strumento tecnico per la manutenzione.
CMMS indagine di soddisfazione degli utenti
Prima osservazione: il livello di soddisfazione degli utenti ed il ritorno sugli investimenti varia notevolmente. La maggior parte degli intervistati ritiene che maggiore o minore le prestazioni sono state ottenute attraverso l'uso del CMMS. Tuttavia, tra il 20% e il 40% degli intervistati non sono stati in grado di determinare se l'installazione del CMMS aveva portato alcun miglioramento. Il 20% delle risposte ha evidenziato che il sistema CMMS è stato erroneamente dimensionato.
Le risposte indicano che il successo di una installazione CMMS dipende dal coinvolgimento dei responsabili, la corretta scelta del software di manutenzione ed la formazione efficace del personale.
Le risposte hanno indicato che coloro che sostituiscono o aggiornano i loro sistemi di gestione manutenzione pongono maggiormente l'accento sulla scelta di software CMMS e non considerano sia un importante fattore di successo la formazione per l'utilizzo del software.
Indagine Tabelle Riepilogative
Tabella I: I vantaggi ottenuti con un CMMS
| Vantaggi ottenuti con il CMMS | Molto significativo % |
Significativo % |
Nessuno % |
Non risponde % |
|---|---|---|---|---|
| Riduzione lavoro | 9,2% | 37,5% | 31% | 11.5% |
| Riduzione costi dei materiali | 11,5% | 43,7% | 20,7% | 13,8% |
| L'aumento della disponibilità | 21,8% | 33,3% | 25,3% | 9,2% |
| Maggiore affidabilità | 21,8% | 35,6% | 24,1% | 8% |
| Migliore controllo dei costi | 44,8% | 26,4% | 16,1% | 2,3% |
| Migliore feedback | 46,6% | 18,4% | 23% | 2,3% |
| Migliore pianificazione manutenzione | 32,2% | 36,8% | 18,4% | 2,3% |
| Migliore tempo di manutenzione effettiva | 37,9% | 32,2% | 16,1% | 2,3% |
| Migliore gestione dei pezzi di ricambio | 24,1% | 37,9% | 23% | 4,6% |
Tabella II: I due fattori più importanti per il successo d'implementazione di un CMMS
QUALI SONO I DUE FATTORI PIÙ IMPORTANTI CHE HANNO PORTATO ALLA POSITIVA ATTUAZIONE DEL VOSTRO CMMS?
| Fattore | % che cita questo fattore come più imp. | % che cita questo fattore come secondo più imp. | % che cita questo fattore come primo o secondo più imp. |
|---|---|---|---|
| Coinvolgimento dei responsabili | 20% | 26% | 46% |
| Scelta del giusto software CMMS | 23% | 12% | 35% |
| Efficace formazione | 9% | 16% | 25% |
| Ritorno sugli investimenti | 14% | 10% | 24% |
| Budget stanziato | 5% | 14% | 19% |
| Cambiamento di cultura supportato dai responsabili | 11% | 8% | 19% |
| Efficace gestione del gruppo di progetto | 9% | 10% | 19% |
| Supporto tecnico dal fornitore del software | 9% | 4% | 13% |
Tabella III: Le ragioni principali per la modifica o l'acquisizione di software CMMS
QUAL È STATA LA SUA PRINCIPALE RAGIONE PER MODIFICARE O ACQUISTARE UN SOFTWARE CMMS?
| Motivo | Percentuale |
|---|---|
| Per aumentare le prestazioni di manutenzione | 25% |
| Per aumentare la funzionalità | 18,4% |
| Per integrare la manutenzione con le altre funzioni aziendali | 10,3% |
| Non so | 9,2% |
| Il fornitore non fornisce più il servizio post-vendita per il precedente CMMS | 2,3% |
| Per rispettare le norme interne | 2,2% |
Principali autori: Jean-Claude Francastel, Gilles Zwingelstein, Francesco Vasse
© 2007 AFIM