Una specifica deve essere redatta utilizzando le tecniche di analisi del valore e di analisi funzionale (per la specifica funzionale). Questa definisce i requisiti in termini di funzioni utili, non in termini di funzioni già definite.
Come LD Miles, fondatore dell’analisi del valore dopo la Seconda Guerra Mondiale, ha osservato: “Se non riesco a ottenere un prodotto, devo ottenere le funzioni del prodotto”. Questo può essere riassunto recependo quanto scritto da M. Delafolie nel suo libro sull’analisi del valore: “Quali funzioni utili per il CMMS devo acquistare”? Invece di “Quale software CMMS devo comprare”?.
Questa è diventata pratica comune nella progettazione o riprogettazione dei prodotti industriali o dei servizi, e si adatta perfettamente alla definizione delle specifiche di un CMMS.
L’esperienza ha dimostrato che, se queste precauzioni non vengono prese, molti progetti CMMS finiscono dimenticati nel cassetto perché non soddisfano le esigenze degli utenti.
Come ha detto Jean-Claude Francastel nel 15° panorama dei pacchetti software CMMS, i più importanti consigli sono:
- Definire chiaramente i propri obiettivi: un CMMS, per fare cosa? per chi? per raggiungere quale risultato?
- Esprimere le proprie esigenze in termini di funzioni strettamente utili ed eliminare le funzioni inutili.
- Lavorare in un gruppo multidisciplinare per effettuare un’analisi formale delle esigenze e redigere una specifica funzionale oggetto di un consenso tra tutti i potenziali utenti.
- Non sottovalutare le risorse preliminari da implementare prima della decisione finale.
- Eventuali errori o omissioni durante la stesura delle specifiche sono praticamente irrimediabili una volta che il prodotto è stato acquistato. Questo si traduce in ritardi e costi aggiuntivi richiesti per effettuare correzioni o per definire nuove funzionalità del software.
- Chiedere ai fornitori selezionati di fornire referenze dei clienti che utilizzano le loro applicazioni CMMS. Non esitare a visitare i siti che utilizzano questi software per conoscere il parere degli utenti.
- Verificare la durata dei prodotti e la capacità del fornitore a proporre sempre prodotti aggiornati: la versione venduta è la 1.1 o la 9.1?
- Verificare la capacità del venditore di assicurare manutenzione e assistenza.
- Prevedere un periodo di formazione per tutto il personale (dai lavoratori in officina fino al direttore tecnico dell’azienda).
- Controllare la congruenza tra azienda e software. Se l’organizzazione è sufficientemente formalizzata, il software dovrebbe essere in grado di adattarsi. Se, inoltre, esiste già un CMMS, bisognerebbe orientarsi verso un software configurabile. Infine, se l’organizzazione non è molto formalizzata, sarà possibile sfruttare l’effetto strutturante del pacchetto software.
- L’attuazione di un CMMS richiede un cambiamento nella cultura aziendale che comporta uno sforzo a lungo termine e deve costituire una duratura politica strategica della società. I requisiti per la creazione di un CMMS sono simili a quelli necessari per l’attuazione di una nuova politica di manutenzione come la Total Productive Maintenance (TPM)® o la Reliability Centered Maintenance (RCM) ovvero Manutenzione basata sull’affidabilità.
- Scegliere preferibilmente un capo progetto indipendente dalla produzione e dai servizi di manutenzione, che potrà garantire la durata dell’applicazione CMMS e che sarà il leader del CMMS.