Come scegliere un software e gestire un progetto CMMS

Estratto dello studio AFIM sul CMMS in Francia

Prerequisiti

Per il successo del progetto, l’installazione di un sistema CMMS richiede uno studio preliminare dettagliato e approfondito delle esigenze, una precisa definizione degli obiettivi, un’attenta preparazione dei partecipanti e il sostegno di tutti. Questo tipo di progetto, infatti, deve essere promosso dai responsabili e deve coinvolgere attivamente tutti i dipendenti. Tali prerequisiti consentiranno, da un lato di effettuare una scelta pertinente tra le proposte del mercato e, dall’altro lato, di rivolgersi alle organizzazioni più brillanti ed efficaci.

È interessante osservare le statistiche di un sondaggio che ha coinvolto studenti con esperienza di stage nel settore della manutenzione o che hanno lavorato come tirocinanti in un’azienda. Circa il 20% ha scelto come tema della propria relazione finale la “selezione e installazione di uno strumento CMMS nella nostra azienda”. Dopo sei mesi di consultazioni e di discussioni, a volte difficili, tra i vari servizi, si scopre che il principale problema relativo al CMMS non è di natura tecnica ma richiede un cambio culturale che deve essere approvato da tutti i servizi e dirigenti della società: acquisti , metodi, fabbricazione, manutenzione, nuovi progetti e contabilità. La maggior parte di queste relazioni conclude che il fallimento è quasi inevitabile in assenza di una persona esplicitamente designata per assumere la responsabilità del progetto CMMS, anche se le specifiche sono state chiaramente definite e il software CMMS è stato acquistato e installato. Può anche succedere che lo strumento non venga più utilizzato, non appena lo studente se ne va, anche se sembrava essere stato ben accettato e ritenuto soddisfacente.

La decisione di investire in uno strumento CMMS mette in discussione le abitudini acquisite dai vari servizi dell’impresa che, per ragioni storiche, utilizzano dei sistemi di codifica diversi per lo stesso impianto in funzione del loro particolare campo d’attività (acquisto, metodi, nuovi progetti, manutenzione o conduzione). L’offerta di prodotti CMMS e del mercato si sta muovendo verso l’utilizzo di tecnologie portatili, che porterà a una nuova messa in discussione delle abitudini acquisite dopo la prima installazione.

È sempre difficile per coloro che prendono le decisioni a livello aziendale fare una scelta che duri nel tempo e sia adeguata per la propria impresa. Molte società che, dieci anni fa, hanno deciso di investire in un prodotto particolare, stanno oggi cambiando le loro strategie per adottare pacchetti software che diventino standard de facto: una situazione che alcune persone trovano deplorevole, in confronto ai tradizionali software da ufficio.

Cos’è un CMMS?

Il CMMS fa parte del sistema d’informazione, di gestione e di controllo della funzione di manutenzione, il cui scopo è quello di mantenere gli impianti e gli edifici affinché siano in grado di soddisfare costantemente le specifiche di progettazione, in modo efficiente ed economico. Lo strumento informatico di gestione è dunque un aiuto per il monitoraggio, l’archiviazione, l’analisi e il processo decisionale.

Rimanendo in un contesto generale, il CMMS può dunque essere uno strumento di aiuto al processo decisionale che consente di:

• Gestire i costi degli impianti da mantenere,
• Garantire la conservazione a lungo termine degli asset,
• Ottimizzare le risorse tecniche e umane per la manutenzione,
• Gestire la preparazione degli interventi, la loro programmazione e i loro costi,
• Ottimizzare la gestione degli stock dei pezzi di ricambio al fine di ridurre il valore della scorta senza compromettere la disponibilità degli impianti,
• Eseguire un inventario degli impianti tecnici e documentali,
• Aumentare l’affidabilità degli impianti analizzando il ritorno d’esperienza formalizzato e capitalizzato, prendendo decisioni in merito e preparando piani d’azione motivati.

Definire le esigenze reali

Come i produttori di software CMMS hanno dimostrato, si assiste al costante miglioramento dell’ergonomia dei moduli di consultazione, della loro capacità e potenza (aumento della velocità di elaborazione, database sempre più potenti e compatibili con diversi standard di dati) e della scelta per la presentazione di informazioni di sintesi ad uso dei responsabili delle decisioni (da un grafico a torta con il costo annuo di un determinato impianto fino a strumenti decisionali opzionali).

I processori che eseguono le applicazioni CMMS sono in costante miglioramento; si è passati dalla velocità di elaborazione di alcune decine di MHz a processori che operano a più di 3 GHz. I progressi compiuti nel campo dell’architettura informatica hanno portato alla realizzazione di soluzioni che spaziano dalle postazioni stand-alone alle reti Intranet (o Extranet), passando per le reti client-server. È dunque possibile trovare un prodotto che soddisfi qualsiasi tipo di esigenza. Il servizio manutenzione in cerca di un sistema non ha che l’imbarazzo della scelta, ma dovrà spesso confrontarsi con il servizio IT e la politica informatica della sua azienda e o del suo gruppo.

La prima considerazione di cui dovrà tener conto chi intende acquistare un sistema CMMS è che lo strumento dovrà essere utilizzato, dal punto di vista ergonomico, come un telefono o un cacciavite, senza bisogno di competenze informatiche. È tuttavia importante assicurarsi il supporto del servizio informatico, soprattutto per i software che potrebbero richiedere delle competenze nella gestione dei database. La chiave per ottenere il giusto pacchetto CMMS è di definire le vere esigenze degli utenti e di acquistare solo le funzioni che sono utili per l’azienda.

Passo importante: le specifiche

Una specifica deve essere redatta utilizzando le tecniche di analisi del valore e di analisi funzionale (per la specifica funzionale). Questa definisce i requisiti in termini di funzioni utili, non in termini di funzioni già definite.

Come LD Miles, fondatore dell’analisi del valore dopo la Seconda Guerra Mondiale, ha osservato: “Se non riesco a ottenere un prodotto, devo ottenere le funzioni del prodotto.” Questo può essere riassunto recependo quanto scritto da M. Delafolie nel suo libro sull’analisi del valore: “Quali funzioni utili per il CMMS devo comprare?” anziché “Quale software CMMS devo comprare?” ».

Questa è diventata pratica comune nella progettazione o riprogettazione dei prodotti industriali o dei servizi, e si adatta perfettamente alla definizione delle specifiche di un CMMS.

L’esperienza ha dimostrato che, se queste precauzioni non vengono prese, molti progetti CMMS finiscono dimenticati nel cassetto perché non soddisfano le esigenze degli utenti.

Come ha detto Jean-Claude Francastel nel 15° panorama dei pacchetti software CMMS, i più importanti consigli sono:

• Definire chiaramente i propri obiettivi: un CMMS per fare cosa? per chi? per ottenere quale risultato?
• Esprimere le proprie esigenze in termini di funzioni strettamente utili ed eliminare le funzioni inutili.
• Lavorare in un gruppo multidisciplinare per effettuare un’analisi formale delle esigenze e redigere una specifica funzionale oggetto di un consenso tra tutti i potenziali utenti.
• Non sottovalutare le risorse preliminari da implementare prima della decisione finale.
• Eventuali errori o omissioni durante la stesura delle specifiche sono praticamente irrimediabili una volta che il prodotto è stato acquistato. Questo si traduce in ritardi e costi aggiuntivi richiesti per effettuare correzioni o per definire nuove funzionalità del software.
• Chiedere ai fornitori selezionati di fornire referenze dei clienti che utilizzano le loro applicazioni CMMS. Non esitare a visitare i siti che utilizzano questi software per conoscere il parere degli utenti.
• Verificare la durata dei prodotti e la capacità del fornitore a proporre sempre prodotti aggiornati: la versione venduta è la 1.1 o la 9.1?
• Verificare la capacità del venditore di assicurare manutenzione e assistenza.
• Prevedere un periodo di formazione per tutto il personale (dai lavoratori in officina fino al direttore tecnico dell’azienda).
• Controllare la congruenza tra azienda e software. Se l’organizzazione è sufficientemente formalizzata, il software dovrebbe essere in grado di adattarsi. Se, inoltre, esiste già un CMMS, bisognerebbe orientarsi verso un software configurabile. Infine, se l’organizzazione non è molto formalizzata, sarà possibile sfruttare l’effetto strutturante del pacchetto software.
• L’attuazione di un CMMS richiede un cambiamento nella cultura aziendale che comporta uno sforzo a lungo termine e deve costituire una duratura politica strategica della società. I requisiti per la creazione di un CMMS sono simili a quelli necessari per l’attuazione di una nuova politica di manutenzione come la Total Productive Maintenance (TPM) ® o la manutenzione basata sull’affidabilità (RCM).
• Scegliere preferibilmente un capo progetto indipendente dalla produzione e dai servizi di manutenzione, che potrà garantire la durata dell’applicazione CMMS e che sarà il leader del CMMS.

Cambiare abitudini

Uno dei compiti più difficili è quello di sbarazzarsi di vecchie abitudini. Ci si scontra spesso con lo scetticismo degli utenti, che dicono: “Abbiamo fatto a modo nostro per dieci anni e non vediamo per quale motivo dovremmo cambiare”.

Il ritorno d’esperienza di aziende che hanno scelto un pacchetto CMMS è caratterizzato dalla presenza di due atteggiamenti distinti:

a) Quando le imprese (di piccole e medie dimensioni) non dispongono dell’esperienza o delle competenze necessarie in-house, nella maggior parte dei casi, il responsabile delle decisioni è portato a fare una scelta soggettiva in base alle argomentazioni e alle proposte formulate dai venditori di pacchetti software CMMS. Questo comporta grandi rischi: il prodotto può soddisfare solo parzialmente le esigenze dell’azienda. Il suo utilizzo e la sua manutenzione potrebbero essere onerosi. I ritardi di produzione causati da malfunzionamenti del software possono danneggiare l’immagine del brand e portare alla perdita di quote di mercato.

b) Quando l’azienda dispone di risorse interne o si avvale di risorse esterne per elaborare le specifiche funzionali, è parzialmente al riparo da scelte funzionali non in linea con le proprie esigenze. Il vantaggio di questo metodo, che si rivela costoso in termini di tempo e denaro durante la fase di specifica, è che può garantire molte risposte alle gare d’appalto basate sulle specifiche funzionali del cliente. La decisione finale di acquisto, presa da un comitato ad hoc, permette di ridurre al minimo ulteriori rischi grazie alla valutazione multidisciplinare.

L’uso di software di elaborazione testi è diventato comune in ogni settore di attività, nonostante qualche iniziale riluttanza a usare uno schermo, una tastiera e un mouse. L’introduzione di uno strumento CMMS nelle aziende non fa eccezione.

È necessario preparare i dipendenti a questo cambiamento graduale di mentalità, fissarsi degli obiettivi a breve termine, e soprattutto tenere regolarmente informati i lavoratori circa l’aumento di produttività ottenuto grazie al CMMS. È essenziale che le persone che forniscono i dati al CMMS possano percepirne i vantaggi e comprendere che gli sforzi a loro richiesti sono strategici per l’azienda.

Questo è il prezzo per garantire il successo degli sforzi compiuti dal personale, di qualsiasi livello. La prova migliore della corretta implementazione di un CMMS arriva quando il sistema informatico non funziona correttamente e non è più possibile accedere alle funzioni operative per la gestione dell’impianto industriale. Tutti i dipendenti sono privati del loro strumento di gestione asset e le operazioni rischiano di rimanere bloccate per diverse ore.

Un pacchetto CMMS che soddisfa tutte le esigenze di un’azienda dovrebbe essere essenziale quanto il telefono o la cassetta degli attrezzi di un tecnico.

Indagine di soddisfazione degli utenti CMMS

I contatti dell’AFIM con varie associazioni di manutenzione che hanno svolto delle indagini presso gli utenti di CMMS ci hanno gentilmente autorizzato a riportare i punti chiave dei risultati emersi. Questo studio è stato condotto da Damien VUJICIC e David DIJON, studenti del Master di ingegneria dei sistemi industriali – Specializzazione gestione tecnica e manutenzione dell’Institut universitaire professionnalisé de Sénart (Université Paris XII).

Prima osservazione: il livello di soddisfazione degli utenti e il ritorno sugli investimenti varia notevolmente. La maggior parte degli intervistati ritiene che l’utilizzo del CMMS produca dei vantaggi più o meno importanti. Tuttavia, tra il 20% e il 40% degli intervistati non è stato in grado di determinare se l’installazione del CMMS aveva apportato dei miglioramenti. Il 20% delle risposte ha evidenziato che il sistema CMMS non era stato dimensionato correttamente.

Le risposte dimostrano che il successo di un’installazione CMMS dipende dal coinvolgimento dei responsabili, dalla scelta corretta del software di manutenzione e dalla formazione efficace del personale.

Le risposte indicano che coloro che prevedono di sostituire o di aggiornare i loro sistemi CMMS attribuiscono grande importanza alla scelta del software CMMS e non considerano la formazione per il suo utilizzo come un fattore importante per il successo.

Tabelle riepilogative dell’indagine

(Attenzione: la somma delle risposte non raggiunge il 100% perché alcune aziende non hanno risposto a tutte le domande)

Tabella I: Vantaggi ottenuti con un CMMS